Fragen und Antworten

Hier findest du Antworten auf deine Fragen.

Benötigst du weitere Infos oder hast du weitere Fragen, so besuche doch den FAQ-Bereich des Forums. Hier findest du noch wesentlich mehr Antworten und Themen.

Allgemeine Fragen

Die work community-version ist kostenlos und bleibt auch kostenlos.

Das bedeutet, dass die Version im beschriebenen Funktionsumfang völlig kostenlos ist.

Das bedeutet, dass eine Community (Gemeinschaft) die Entwicklung von b:work trägt und antreibt. In dieser Community gibt es Mitglieder (Unterstützer), die ein Interesse daran haben, dass es viele kleine, gesunde Handwerksbetriebe gibt. Denn nur ein gesunder und funktionierender Handwerksbetrieb bestellt beim Großhändler sein Material digital, nimmt Finanzdienstleistung und Versicherungsschutz in Anspruch und benötigt erstklassiges Werkzeug.

Es gibt keinen! Von vorne herein ist klar, welche Funktionen work dem Anwender bieten. Und diese Funktionen werden nicht weniger und werden auch dauerhaft kostenlos bleiben! Das ist möglich durch die Unterstützung der Community. Sicherlich gibt es irgendwann auch spezielle, erweiterte Funktionen, die nicht mehr in der Community-Version enthalten sind, aber die Funktionen und die Leistung der Community-Version bleibt davon unberührt.

bs:work ist zwar kostenlos aber bestimmt nicht umsonst. bs:work ist mit neuster Technologie und auf neustem Standard entwickelt. Und das von einem „Startup-Team“ mit 20 Jahren Erfahrung. Das ist möglich, weil blue:solution als führender Hersteller für kaufmännische Software im Handwerk ein freies und unabhängiges Entwicklerteam installiert hat, dass auf der einen Seite auf 20 Jahre Entwicklung von Handwerkersoftware zurückgreifen kann und auf der anderen Seite frei und innovativ in seinen Entscheidungen ist.

Ja, der wird benötigt. Aber keine Sorge, wir stellen dir diesen bereit. Im Rahmen der Registrierung erhältst du den Vertrag per E-Mail zugesendet. Wenn du möchtest, kannst du dir diesen hier bereits vorab ansehen.

AV-Vertrag steht für Auftragsdatenverarbeitungsvertrag.

Dieser ist immer dann zu schließen, wenn personenbezogene Daten durch einen Dienstleister verarbeitet werden. Hierbei muss das Unternehmen welches die Daten abgibt diesen Vertrag mit dem Dienstleister abschließen. Um diesen Prozess für dich möglichst einfach zu gestalten haben wir die Abwicklung dieses Vertrages in den Registrierungvorgang hinterlegt. Der Vertrag wird dir automatisch nach Bestätigung der Registrierung zur Verfügung gestellt.

work ist eine reine Cloud-Anwendung und läuft im Browser. Es gibt Nuancen in der Darstellung oder dem Verhalten der verschiedenen Browser, so dass wir persönlich Favoriten haben.

Aber grundsätzlich läuft work in jedem Browser.

Aktuell gibt es keine separate App. Allerdings ist work vollständig mobil nutzbar. Unabhängig davon arbeiten wir aber parallel an einer work-app.

work ist so transparent und einfach, dass du keines benötigst. An Stellen wo ggf. doch eine Information hilfreich sein könnte, gibt es  ein kleines Info-I. Dieses erläutert die entsprechende Funktion oder den entsprechenden Bereich.

Support erhältst du im und über das Forum. Im Forum beantworten dir andere Kunden oder Teammitglieder aus work Fragen zu der Anwendung und geben dir Unterstützung.

Fragen zur Registrierung

Die Registrierung kannst du ganz leicht hier durchführen.

Innerhalb der Registrierung werden der erste Mitarbeiter und die Basisdaten der Firma angelegt. Dieser Mitarbeiter (der sogenannte Administrator) hat sämtliche Berechtigungen und kann weitere Mitarbeiter anlegen oder weitere Einrichtungen vornehmen. Übrigens steht nach der Registrierung alles zur Verfügung, Nummernserien, Artikeleinheiten und weiteres, so dass der erste Beleg direkt erfasst werden kann.

Nach der Registrierung erhältst du eine E-Mail in der du die Registrierung bestätigen kannst.

Funktionen

Übergreifend

Ja – Es besteht die Möglichkeit das bereits vorhandene E-Mail Postfach zu hinterlegen und dieses für den E-Mail-Versand zu verwenden.

Ja, das Logo kann hinterlegt werden und weitere Möglichkeiten sind vorhanden.

Ja. Die Spalten können durch Anwahl einfach verschoben werden und bleiben nach dem Verschieben auch so erhalten. In den Übersichten gibt es eine Funktion mittels derer man die ursprüngliche Darstellung wieder herstellen kann.

Ja, das geht.

Innerhalb einer Position in einem Beleg können mittels Doppelklick auf der Position die Positionsdetails geöffnet werden. In diesem Fenster kann entschieden werden, ob für diese Position Skonto berechnet wird oder nicht.

Das Kennzeichen wird von den Stammdaten (Artikel, Löhne etc.) vorbelegt.

Angebote und Rechnungen können in der jeweiligen Übersicht nach ihrem Status gefiltert werden.

Klicke dazu in der Dokumentenübersicht auf die drei Striche in der Menüleiste bei Status.

Anschließend öffnet sich das Auswahlfenster.

In der Übersicht der Angebote stehen die folgenden Kriterien zur Auswahl:

Bei den Rechnungen sind es entsprechend mehr Filterkriterien:

Filter_Status Rechnungsübersicht

In der Rechnungsübersicht kann zusätzlich auch noch nach dem Status der Zahlung sortiert bzw. gefiltert werden.

Status der Bezahlung in der Rechnungsübersicht

Kundenverwaltung

Ja, der komplette Kundenstamm kann in work hinterlegt werden. Darüber hinaus ist der Kundenstamm um einen Infoblock ergänzt. Dieser steht mit den wichtigsten Informationen in den Belegen zur Verfügung.

Besonders relevante Kontaktdaten können als Favoriten markiert werden. Hierdurch werden diese innerhalb der Kundenübersicht angezeigt und zusätzlich im Infoblock am Kunden bzw. im Infoblock in den Belegen zum Kunden. Somit stehen die wichtigsten Daten direkt zur Verfügung.

Kundenangebote

Ja das ist möglich. Das Angebot kann mittels Knopfdruck in die Rechnung überführt werden. Hierbei kann entschieden werden welche Positonen berechnet werden sollen (alle, noch nicht berechnete, berechnete).

Ja – diese kann mittels Einrichtung vorbelegt werden oder manuell im Angebot geändert bzw. eingegeben werden.

Für das Angebot kann ein Wiedervorlagedatum hinterlegt werden.

Ja, in den Angeboten können sogenannte Belegbemerkungen hinterlegt werden. Diese können im Angebot und in der Angebotsübersicht eingesehen werden.

Eine Position im Angebot kann ganz einfach als Optional- oder Alternativposition markiert werden.

Klicke dazu einfach im Angebot mit der rechten Maustaste auf die Position und wähle im Kontextmenü die entsprechende Option aus.

 

Kundenrechnungen

In Umlauf befindliche Rechnungen dürfen sich natürlich nicht mehr ändern. Daher werden Rechnungen fixiert (sind somit nicht mehr änderbar) wenn diese an eine Kunden übergeben wurden. D.h. wenn eine Rechnung gedruckt oder gemailt wurde, erfolgt ein sichtbarer Statuswechsel und die Rechnung ist nicht mehr änderbar.

Falsche oder fehlerhafte Rechnungen können jedoch storniert werden.

Ja, die Rechnungen können storniert werden. Hierdurch entsteht ein entsprechender Korrekturbeleg und die Rechnung wechselt ihren Status zu storniert. Zudem ist die Rechnung mit dem Korrekturbeleg verbunden.

Nummernserien von Rechnungen müssen durchgängig sein. Um dies zu gewährleisten, wird die Rechnungsnummer so spät wie möglich im Ablauf gezogen. Die Nummer wird gezogen, wenn der Beleg fertig ist und an den Kunden übermittelt wird.

Zahlungsbedingungen können zur gleichartigen Nutzung innerhalb der Einrichtung definiert werden.

Ja die gibt es. Es besteht die Möglichkeit die Rechnung als Vorschaudokument zu erzeugen und sich so vor „Festschreibung“ anzusehen.

Ja – die Zahlungen zur Rechnungen können eingegeben werden. Das System hilft hierbei noch dabei, ob Skonto möglich war oder nicht und zeigt das entsprechend an. Sollte der Kunde mal wenige Cent vergessen, so kann die Rechnung dennoch als „ausgeglichen“ markiert werden. Der Status nach kompletten Ausgleich wechselt entsprechend, so dass diese Rechnungen in der Übersicht direkt erkennbar sind.

Im Lieferdatum der Rechnung gibt es eine Option mittels derer der Leistungszeitraum eingegeben werden kann.

Ja, das ist möglich. Wie das funktioniert wird im Forum-Artikel „§13 b Umsatzsteuergesetz“ beschrieben.

Artikel

Ja – dein Artikelstamm kann von dir natürlich angelegt werden. Entweder kannst du direkt den Stamm anlegen oder einen Artikel in den Belegen erfassen und diesen dann in den Stamm überführen (ein Haken setzen – sonst nix).

Auch das geht – am Artikel ist eine Info-Box. In dieser ist zu erkennen in welchen Belegen der Artikel bereits verwendet wurde.

Lohn

​In work gibt es einen separaten Bereich um Löhne als Stammdaten anzulegen. Diese kannst du hiernach in den Belegen verwenden. Entsprechende Positionen finden Berücksichtigung bei dem Text für den Nachweis „haushaltsnaher Dienstleistungen“.

Unter > Einstellen > Firma > Steuerdaten kann der Text individuell gesteuert werden. Hierbei stehen dir Platzhalter zur Verfügung mit dem du den Bruttobetrag der Lohnpositionen oder den MwSt. Satz in den Text einblenden kannst. Dies ist durch Eingabe des „@“ möglich.

Dieser wird ausgegeben wenn Lohnpositionen im Beleg enthalten sind und der Parameter „Lohnkosten separat ausweisen“ innerhalb der Belegoptionen (im Beleg) aktiv ist.

Die Option ist bei Rechnungen vorbelegt und bei Angeboten kann sie manuell aktiviert werden.

Du kannst an dem Lohnstamm ein Kennzeichen setzen mittels dessen du entscheiden kannst, ob Skonto für Löhne berechnet wird oder nicht. Das Kennzeichen ist ergänzend in den Positionsdetails vorhanden, so dass du das auch individuell in jedem Beleg entscheiden kannst. ​

Team und Mitarbeiter

Es können unbegrenzt viele Mitarbeiter angelegt werden.

In der Community-Version ist eine kostenlose Lizenz enthalten.

Die Zugangsdaten werden per Mail an den neuen Mitarbeiter übermittelt.

Der Administrator oder der User mit entsprechenden Rechten legt einen neuen Mitarbeiter an. Hierbei werden Benutzername und E-Mail hinterlegt. Diese Daten werden dem neuen Nutzer durch zugemailt, der Nutzer bestätigt den Zugang, vergibt ein Passwort und kann loslegen.

Ja das geht. Entweder werden Berechtigungen direkt am Mitarbeiter hinterlegt oder der Mitarbeiter erhält eine Rolle, die die Berechtigungen beinhaltet. Die Rollen werden innerhalb der Teamberechtigungen angelegt und gepflegt.

Schnittstellen

Ja, IDS. Es sind weitere Schnittstellen geplant.

Die IDS-Einrichtung ist recht einfach. Zugangsdaten beim Lieferanten erfragen, die Lieferantenkarte öffnen, Zugangsdaten eingeben, und am Lieferanten testen. Nach erfolgreichem Test kann der IDS-Zugang in den Belegen genutzt werden.

Wir übernehmen sowohl den Kurz- als auch den Langtext aus dem Shop des Lieferanten. Allerdings kannst du bei der Ausgabe deiner Belege wählen, ob der Langtext mit gedruckt werden soll oder nicht.

Ja – die Artikelinfo im Beleg wechselt abhängig davon, ob es ein Artikel aus dem eigenen Stamm ist oder aus einem Shop. Wenn man in der Info auf den Artikel klickt gelang man zum eigenen Stamm oder zum Shop des Lieferanten.

Du kannst innerhalb der Accountverwaltung verschiedene Daten wie z.B. Kunden oder Lieferanten exportieren.

Ja, innerhalb der Accountverwaltung besteht die Möglichkeit Daten aus work als IDEA-Export bereitzustellen.

Zur korrekten Erstellung der Buchhaltung benötigt der Steuerberater die abgegebenen Rechnungen für einen bestimmten Zeitraum. Damit die Belege nicht einzeln und manuell gedruckt werden müssen, gibt es die Möglichkeit, sämtliche Belege als PDF zu exportieren.

Die Möglichkeit zum Export ist unter „Einstellen | Account | Export“ und dort bei „Belege“ zu finden.

Fragen zu meinem Konto

Ja, work beherrscht die Umsatzsteuerbefreiung nach §19 UStG. Das kannst du ganz leicht in den Firmeneinstellungen aktivieren und bei Bedarf den von uns vorgesehenen Standardtext für die Belege anpassen oder ändern.

Ja das geht.

Die Kündigung kann jederzeit inerhalb der Account-Verwaltung durchgeführt werden und greift immer zum Ende des Folgemonats. work steht dir hiernach natürlich bis zum Vertragsende weiterhin zur Verfügung. Ist das Vertragsende erreicht, werden deine Daten rückstandlos gelöscht. Weitere Details findest du auch in unseren AGB.

Nach dem Vertragsende bzw. dem Ablauf der Kündigungsfrist werden deine Daten gelöscht. Hierüber erhältst du zur Bestätigung eine entsprechende Mail. Du kannst relevante Daten jedoch innerhalb der Einstellungen zur „Firma“ exportieren.

Ja die gibt es. Du kannst work jederzeit kündigen. Der Zugriff steht dir hiernach noch bis zum Ende des Folgemonats zur Verfügung.

Ja, das ist möglich. Die Rücknahme der Kündigung ist in der Account-Verwaltung möglich.